Ile kopii aktu zgonu potrzebujesz?

Z Urzędu Stanu Cywilnego możesz pobrać 3 bezpłatne odpisy aktu zgonu w dniu rejestracji. Każdy kolejny odpis kosztuje 22 zł (opłata skarbowa). Zwykle potrzebujesz 3–5 kopii.

Redakcja organizacjapogrzebu.pl · Zasady redakcyjne: /o-redakcji · Aktualizacja: kwiecień 2026

Ile odpisów potrzebujesz i do czego?

Liczba potrzebnych odpisów zależy od sytuacji rodziny — przede wszystkim od tego, czy są do uregulowania sprawy spadkowe, bankowe i ZUS. W typowej sytuacji potrzeba 3–5 odpisów. Poniżej przedstawiamy, kto wymaga aktu zgonu:

Instytucja / cel	Wymagany odpis	Uwagi
ZUS — zasiłek pogrzebowy i renta rodzinna	Skrócony	Oryginał — ZUS zwraca go po rozpatrzeniu wniosku
Bank — zamknięcie rachunku lub dostęp do środków	Skrócony	Część banków zatrzymuje oryginał — warto zabrać 2 egz.
Notariusz — postępowanie spadkowe	Skrócony lub zupełny	Notariusz zazwyczaj zatrzymuje oryginał
Cmentarz — rezerwacja miejsca pochówku	Skrócony	Zazwyczaj wystarczy kopia potwierdzona przez USC
Pracodawca — rozwiązanie umowy o pracę, odprawa	Skrócony	Kserokopia może być akceptowana po okazaniu oryginału
Zakład ubezpieczeń — wypłata z polisy na życie	Skrócony	Ubezpieczyciel zazwyczaj zatrzymuje oryginał
ZUS / KRUS — renta rodzinna	Skrócony	Osobne od wniosku o zasiłek pogrzebowy
Urząd skarbowy — zgłoszenie nabycia spadku (SD-Z2)	Skrócony	Wymagany w postępowaniu spadkowym

Jeśli do uregulowania jest więcej spraw (np. nieruchomości, kilka kont bankowych, pojazdy), warto pobrać 5–6 odpisów od razu — jest to tańsze niż późniejsze domawianie każdego z osobna.

Jak uzyskać kolejne odpisy?

Bezpłatne 3 odpisy otrzymujesz wyłącznie w dniu rejestracji zgonu w USC. Po tym czasie każdy odpis kosztuje:

• 22 zł — odpis skrócony aktu zgonu (opłata skarbowa)
• 33 zł — odpis zupełny aktu zgonu

Od 2015 roku obowiązuje Centralna Baza Danych Aktów Stanu Cywilnego — możesz uzyskać odpis w dowolnym USC w Polsce, nie tylko w tym, który zarejestrował zgon. Dostępne ścieżki:

• Osobiście w USC — najszybciej, zazwyczaj od ręki
• Online przez gov.pl — wniosek elektroniczny z profilem zaufanym; odpis wysyłany pocztą lub do pobrania jako dokument elektroniczny
• Przez pełnomocnika — wymaga pełnomocnictwa i wniesienia dodatkowej opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (17 zł)

Odpis skrócony a odpis zupełny — różnica

Odpis skrócony zawiera dane z aktualnego stanu wpisu: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, datę i miejsce zgonu, imiona rodziców. Jest wystarczający do 95% czynności prawnych i urzędowych po śmierci bliskiej osoby.

Odpis zupełny zawiera pełną treść aktu, w tym wszystkie wzmianki dodatkowe (np. wyrok sądu orzekający unieważnienie małżeństwa, zmiana danych). Jest wymagany rzadziej — głównie przez notariuszy w skomplikowanych sprawach spadkowych lub przez sądy.

W przypadku wątpliwości: pobierz odpis skrócony — instytucja poinformuje Cię, jeśli potrzebuje zupełnego.

Praktyczna rada: pobierz więcej od razu

Doświadczenie pokazuje, że wiele rodzin pobiera zbyt mało odpisów w dniu rejestracji zgonu i musi wracać do USC kilkakrotnie. Kosztem 66 zł możesz pobrać 3 dodatkowe odpisy skrócone ponad bezpłatną pulę i zaoszczędzić sobie kilku wizyt w kolejnych tygodniach. Jeśli jesteś jedynym dziedzicem lub jest kilkoro spadkobierców z osobnymi sprawami, warto pobrać nawet 7–8 odpisów.

Szczegółowe informacje o kosztach całego pogrzebu znajdziesz w artykule ile kosztuje pogrzeb i na stronie cennik usług pogrzebowych. O zasiłku pogrzebowym, który zwróci część kosztów, przeczytasz na stronie zasiłek pogrzebowy ZUS.

Często zadawane pytania

Czy odpis aktu zgonu ma datę ważności?

Odpis aktu zgonu nie traci ważności — dane w nim zawarte są trwałe. Niektóre instytucje (rzadko) mogą prosić o odpis wystawiony nie dawniej niż 3 miesiące, ale nie jest to standard. W praktyce odpis z dnia rejestracji zgonu jest akceptowany bez ograniczeń czasowych.

Czy można uzyskać odpis aktu zgonu sprzed wielu lat?

Tak, akty stanu cywilnego są przechowywane bezterminowo. Możesz wystąpić o odpis aktu zgonu rodzica lub dziadka sprzed kilkudziesięciu lat — należy zgłosić się do USC właściwego dla miejsca śmierci lub skorzystać z portalu gov.pl.

Kto ma prawo do uzyskania odpisu aktu zgonu?

Prawo do uzyskania odpisu mają: małżonek, zstępni (dzieci, wnuki), wstępni (rodzice, dziadkowie), rodzeństwo oraz osoby wykazujące interes prawny. Pełnomocnik może działać w imieniu osoby uprawnionej.